Оперативный учет в розничной торговле напрямую не является обязательным элементом бухгалтерского или налогового учета. Но точность, своевременность и порядок в документах позволят контролировать товарный и денежный потоки.

Как вести учет товара: задачи и цели

Прежде, чем говорить о методах учета, важно понять, из чего именно он будет состоять, как двигаются позиции и на каких этапах следует уделять контролю более пристальное внимание.

Продукция проходит несколько стадий:

• заказ;
• поступление на склад;
• хранение;
• передача на реализацию;
• непосредственно продажа.

Существует два метода учета товаров:

• суммовой;
• количественный.

Для того чтобы возможности контроля были максимальными, стоит применять оба способа. Учитывая только стоимость товара, излишки или недостачу можно подтвердить только инвентаризацией. Сумма расхождений не покажет несоответствия в разрезе артикулов. Также сложно оценить товарооборот отдельных групп или единиц.

Количественно-суммовой метод даст полное понимание движения товара на всех этапах.

Учет товара в магазине вручную

Для малого бизнеса важна экономия. Так, чтобы не оплачивать внедрение дорогих лицензионных «коробочных» продуктов, обучение и работу дополнительного персонала, учитывать товар допустимо вручную. Это удобно в тех магазинах, где учитывается только сумма. Самый элементарный и доступный способ – ручная запись в тетрадь сумм поступлений и продаж.

Для более продвинутых предпринимателей существует аналогичный метод с использованием Excel. Чем выше степень автоматизации, тем меньше вероятности совершения ошибок из-за человеческого фактора. Электронные таблицы дают возможность сортировок и минимального анализа деятельности.

Программы для учета товара

Когда обрабатывать документы вручную становится нецелесообразно, бизнесу стоит обратиться к специализированным программам складского учета. Они представлены на рынке в достаточном количестве и рассчитаны на клиентов с различной платежеспособностью. С помощью систем можно решить ряд задач:

• полнота оприходования;
• контроль товаров на хранении, недопущение затаривания склада;
• внутренняя оперативная отчетность о реализованных позициях и суммах выручки;
• детальный анализ товарооборота;
• обоснованное планирование закупок;
• контроль всех этапов движения позиций.

Учитывая современную тенденцию внедрения кассовых аппаратов, через несколько лет практически каждая торговая точка будет обязана выдавать чеки. Даже самый молодой бизнес может себе позволить вести учет на планшете с облачным сервисом. Благодаря этому предприниматель сможет получать отчеты по ключевым показателям непосредственно на свой смартфон в любую точку мира.

Автоматизация торговли – важный этап для развития и контроля над бизнес-процессами для всех предприятий.

Открытие даже самого маленького магазинчика требует решения множества больших вопросов. Выбор и аренда помещения, официальная регистрация, подбор персонала, договора с поставщиками – все это забирает массу сил, времени и средств.

И вот, когда казалось бы, все вопросы уже улажены остается решить одну, но наиболее важную проблему – проблему ведения учета товаров. Самым простым решением в данной ситуации будет оформление на работу штатного бухгалтера. Но если речь идет о новом учреждении, будет необходим постоянный контроль, который лучше доверить надежному человеку – себе.

Без элементарных бухгалтерских знаний вникнуть во все тонкости ведения учета будет сложно, но самые главные моменты можно уяснить почитав теорию. В данной статье вы найдете всю необходимую информацию, касающуюся правильного учета товаров.

Стандартные способы учета товаров

Любой типичный бухгалтер использует при учете операций с товарами приходные и расходные накладные, а также чеки и квитанции. Но в последнее время наибольшую популярность приобрели следующие виды учета:

1. Суммовой – ведется по сумме документов. От прихода товара отнимается выручка, после чего, полученный расчетный остаток сравнивается с фактическим и подбивается недостача.
2. Аналитический – ведется по месяцам и включает в себя наименование и количество товара, а также его цену.

В первом случае, учет можно вести даже без компьютера, просто обзаведясь тетрадкой и ручкой. Но данный способ имеет массу недостатков и является жутко неудобным в случае большого товарного ассортимента. При обширном объеме продукции просто невозможно проследить за ценами товара, а это недопустимо.

Второй способ более надежный т. к. является более наглядным. Для его использования необходимо знание двух банальных компьютерных программ – Word и Excel. Кроме того, сейчас существует множество специальных компьютерных программ, предназначенных для ведения учета.

Инновационные способы учета товаров

И все-таки, использование специально разработанных программ для ведения учета больше вас обезопасит. По крайней мере вы будете ограждены от фактических ошибок подсчета, ведь все суммы в таких программах подсчитываются автоматически. Да и легче вести учет в таких программах, ведь при желании более давнюю информацию можно перепроверить, сравнить с новой и т.д.

На какие именно программы следует обратить особое внимание?

1. Мой магазин
2. Мой склад

Данные программы очень просты в использовании и не требуют наличия каких-либо специальных компьютерных знаний.

Из этого ролика можно узнать, как вести учет товара в небольшой торговой точке:

Складской учет в Excel — это прекрасное решение для любой торговой компании или производственной организации, которым важно вести учет количество материалов, используемого сырья и готовой продукции.

Кому могут помочь электронные таблицы

Крупные фирмы приобретают для этих целей готовые решения в электронном формате. Однако они стоят достаточно дорого, а некоторые сложные программы требуют привлекать к работе на складе квалифицированного сотрудника с высокой зарплатой. Это не под силу начинающим или небольшим компаниям. К счастью, выход есть, и можно использовать таблицы Excel. Этот электронный инструмент, который уступает по популярности только офисной программе Word, имеет функционал, вполне достаточный для решения задач складского учета.

Несколько важных правил

Те, кого интересует вопрос о том, как вести складской учет, должны с самого начала серьезно подойти к вопросу создания собственной компьютерной программы. При этом следует с самого начала придерживаться следующих правил:

• Все справочники должны изначально создаваться максимально точно и подробно. В частности, нельзя ограничиваться простым указанием названий товаров и следует также указывать артикулы, коды, сроки годности (для определенных видов) и пр.
• Начальные остатки обычно вводятся в таблицы в денежном выражении.
• Следует соблюдать хронологию и вносить данные о поступлении тех или иных товаров на склад раньше, чем об отгрузке покупателю.
• Перед заполнением таблиц Excel необходимо обязательно провести инвентаризацию.
• Следует предусмотреть, какая дополнительная информация может понадобиться, и вводить и ее, чтобы в дальнейшем не пришлось уточнять данные для каждого из товаров.

Перед тем как приступить к разработке электронной таблицы для обеспечения нормального функционирования вашего склада, следует учесть его специфику. Общие рекомендации в таком случае следующие:

• Необходимо составить справочники: «Покупатели», «Поставщики» и «Точки учета товаров» (небольшим компаниям они не требуются).
• Если перечень продукции относительно постоянный, то можно порекомендовать создать их номенклатуру в виде базы данных на отдельном листе таблицы. В дальнейшем расход, приход и отчеты требуется заполнять со ссылками на нее. Лист в таблице Excel с заголовком «Номенклатура» должен содержать наименование товара, коды продукции, товарные группы, единицы измерения и т.п.
• Отчет формируется посредством инструмента «Сводная таблица».
• Поступление на склад должно учитываться на листе «Приход».
• Требуется создать листы «Расход» и «Остатки» для отслеживания текущего состояния.

Создаем справочники

Чтобы разработать программу, чтобы вести складской учет в Excel, создайте файл с любым названием. Например, оно может звучать, как «Склад». Затем заполняем справочники. Они должны иметь примерно следующий вид:

	Поставщики
	Наименьшее		Юридический адрес	Комментарий
	ООО «Москва»
	ООО «Лето-3»
	ЗАО «Утро»

Чтобы заголовки не «убегали», их требуется закрепить. С этой целью на вкладке «Вид» в Excel нужно сделать клик по кнопке «Закрепить области».

Точно так же выглядит таблица «Покупатели».

Обеспечить удобный и частично автоматизированный бесплатная сможет, если создать в ней вспомогательный справочник пунктов отпуска товаров. Правда, он потребуется только в том случае, если компания имеет несколько торговых точек (складов). Что касается организаций, имеющих один пункт выдачи, то такой справочник для них создавать нет смысла.

	Точки учета
	Наименьшее		Комментарий
			Магазин 1

Собственная программа «Склад»: создаем лист «Приход»

Прежде всего, нам понадобится создать таблицу для номенклатуры. Ее заголовки должны выглядеть как «Наименование товара», «Сорт», «Единица измерения», «Характеристика», «Комментарий».

• Выделяем диапазон этой таблицы.
• В поле «Имя», расположенном прямо над ячейкой с названием «А», вводят слово «Таблица1».
• Так же поступают с соответствующим диапазоном на листе «Поставщики». При этом указывают «Таблица2».
• Фиксации приходных и расходных операций производится на двух отдельных листах. Они помогут вести складской учет в Excel.

Для «Прихода» таблица должна иметь вид, как на рисунке ниже.

	Приход товаров			Поставщик		Точка учета	Ед. измер.

Автоматизация учета

Складской учет в Excel можно сделать более удобным, если пользователь сможет сам выбирать из готового списка поставщика, наименование товара и точку учета.

При этом:

• единица измерения и код поставщика должны отображаться в таблице автоматически, без участия оператора;
• номер накладной, дата, цена и количество вносятся вручную;
• программа «Склад» (Excel) рассчитывает стоимость автоматически, благодаря математическим формулам.

Для этого все справочники требуется отформатировать в виде таблицы и для столбца «Наименование» создать выпадающий список. Для этого:

• выделяем столбец (кроме шапки);
• находим вкладку «Данные»;
• нажимаем на иконку «Проверка данных»;
• в поле «Тип данных» ищем «Список»;
• в поле «Источник» указываем функцию «=ДВССЫЛ("номенклатура!$A$4:$A$8")».
• выставляем галочки напротив «Игнорировать пустые ячейки» и «Список допустимых значений».

Если все сделано правильно, то при заполнении 1-го столбца можно просто выбирать из списка. При этом в столбце «Ед. изм.» появится соответствующее значение.

Точно так же создаются автозаполнение для столбцов «Код» и «Поставщик», а также выпадающий список.

Для заполнения графы «Стоимость» используют формулу умножения. Она должна иметь вид — «= цена * количество».

Нужно также сформировать выпадающий список под названием «Точки учета», который будет указывать, куда был отправлен поступивший товар. Это делается точно так же, как в предыдущих случаях.

«Оборотная ведомость»

Теперь, когда вы почти уже создали удобный инструмент, позволяющий вашей компании вести складской учет в Excel бесплатно, осталось только научить нашу программу корректно отображать отчет.

Для этого начинаем работать с соответствующей таблицей и в начало временного периода выставляем нули, так как складской учет вести еще только собираемся. Если же его осуществляли и ранее, то в этой графе должны будут отображаться остатки. При этом единицы измерения и наименования товаров должны браться из номенклатуры.

Чтобы облегчить складской учет, программа бесплатная должна заполнять столбцы «Отгрузки» и «Поступление» посредством функции СУММЕСЛИМН.

Остатки товаров на складе считаем, используя математические операторы.

Вот такая у нас получилась программа «Склад». Со временем вы можете самостоятельно внести в нее коррективы, чтобы сделать учет товаров (вашей продукции) максимально удобным.

Как только все проблемы, связанные с открытием собственного магазина позади - улажены проблемы аренды, избрана система налогообложения, зарегистрирован ИП, определены поставщики и первые партии товара должны с минуты на минуту поступить на склад - перед начинающим предпринимателем возникает еще один очень важный вопрос: как вести учет товара в магазине? Легче всего поручить эту задачу бухгалтеру, состоящему в штате, и оптимистично ждать первой прибыли, пребывая в неведении относительно реального состояния дел. Однако для успешного старта и последующего развития необходим постоянный контроль, в основе которого будет лежать оперативная и достоверная информация обо всех бизнес-процессах и, прежде всего, о движении товаров и денежных потоков. Вряд ли все это обеспечит бухгалтер, который ведет учет и отчетность для фискальных органов, к тому же на первоначальном этапе нелишним будет сэкономить на постоянном бухгалтере и вместо введения штатной единицы желательно пригласить приходящего специалиста.

Способы ведения учета товара в торговле

Всю поступающую продукцию необходимо оприходовать на склад, то есть записать что, в каком количестве, и по какой цене мы имеем. После этого каждая операция с данным товаром должна быть отражена в учете - надежном и легкодоступном для участвующих в процессе лиц месте. Стоит отметить, что для бухгалтерского и налогового учета любая операция с товаром должна оформляться соответствующими документами - приходными и расходными накладными, кассовыми чеками или квитанциями. Именно при помощи этих первичных документов бухгалтер в дальнейшем сможет рассчитать налоги и составить отчетность, в соответствии с выбранной системой налогообложения и действующим законодательством.

Итак, учет товаров можно вести двумя способами - суммовым и потоварным (аналитическим). Но в любом случае результат выводится путем проведения ревизии по магазину или передачи товара. Первый способ, суммовой, ведется по сумме документов. В этом случае все очень легко, вполне можно обойтись без компьютера, а воспользоваться тетрадкой и калькулятором. Вы закупили товар, расценили, посчитали приход по цене продажи и записали в плюс. Далее забрали выручку из магазина и записали в минус: «приход» – «выручка» = «остаток расчетный». Затем сделали ревизию и посчитали недостачу: «остаток расчетный» – «остаток фактический» = «недостача».

Самым главным недостатком данного способа является то, что мы не видим ассортимента, который за этими суммами скрывается, то есть анализ по товару невозможен. Также нельзя оценить точную прибыль, только среднюю. При большом ассортименте достаточно сложно отслеживать правильность цены товара. Кроме того, возможны ошибки калькуляции, а еще сложно оценивать подставной товар (кто больше продает - Вы или Ваш работник).

У аналитического способа нет всех этих недостатков, при этом он практически такой же легкий. Следует завести в своем компьютере файл в Word Excel, на каждый месяц - отдельная страничка. В первый столбец нужно выписать все наименования товаров из ассортимента магазина, включая вес, фирму-производителя и упаковку. Во втором столбце следует писать лишь количество единиц, завезенных в этом месяце. Если Вы делаете закупки чаще одного раза в месяц, то каждый раз дописывайте новую цифру. Третий столбец предназначен для количества проданного товара - его добавляйте каждый день в конце рабочего дня. В четвертой графе пишите остаток. Кроме того, сегодня есть множество специальных компьютерных программ, с помощью которых можно вести учет. Их можно приобрести в специальных магазинах или поискать в интернете.