Банковская платежная карточка - это платежный инструмент, обеспечивающий доступ к банковскому счету, счетам по учету банковских вкладов (депозитов), кредитов физического или юридического лица для получения наличных денежных средств и осуществления расчетов в безналичной форме, а также обеспечивающих проведение иных операций в соответствии с законодательством РБ (ст. 273 Банковского кодекса РБ ; далее - БК). Платежные карточки могут быть личными и корпоративными. В свою очередь, корпоративные карточки, как и личные, бывают дебетовыми и кредитными. Дебетовая карточка предполагает ее использование в пределах остатка денежных средств на счете клиента или лимита овердрафта. Кредитная карточка используется при заключении кредитного договора, и операции по ней проводятся в пределах суммы кредита, предоставляемого банком.
Кто получает корпоративную карточку в банке
На основании поданного в банк заявления на открытие расчетного (текущего) счета с использованием платежной карточки и других документов организации открывается счет для учета операций по корпоративным карточкам. Напомним, что корпоративная карточка выдается:
К текущему (расчетному) счету организации;
К счету по учету вкладов (депозитов) организации;
К счету по учету кредитов.
Корпоративные дебетовые и кредитные карточки банк-эмитент выдает руководителю юридического лица (ИП *) или уполномоченным работникам данного юридического лица (ИП).
________________________
* Индивидуальный предприниматель.
Право на получение и использование (на получение и передачу держателям карточек) корпоративных дебетовых и кредитных карточек предоставляется работнику юридического лица (ИП) на основании доверенности юридического лица (ИП) (пп. 18 и 20 Инструкции о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками , утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 18.01.2013 № 34 ; далее - Инструкция № 34).
Справочно: держатель карточки - физическое лицо, использующее карточку на основании заключенного договора об использовании карточки (кредитного договора) или в силу полномочий, предоставленных клиентом (п. 2 Инструкции № 34).
Важно! Ответственность за получение, распределение, учет и использование корпоративных дебетовых и кредитных карточек возлагается на руководителя юридического лица, индивидуального предпринимателя (пп. 19 и 20 Инструкции № 34).
На какие цели может использоваться корпоративная карточка
Порядок совершения операций при использовании карточек определен гл. 3 Инструкции № 34 . Держатели корпоративных дебетовых карточек могут использовать карточки для зачисления денежных средств на счет клиента, а также для получения со счета наличных денежных средств, проведения безналичных расчетов на территории Республики Беларусь и за ее пределами в порядке, определенном законодательством и договором об использовании карточки. Это правило применяется к счетам клиентов в белорусских рублях и иностранной валюте (пп. 23 и 25 Инструкции № 34).
Цели, на которые могут быть использованы корпоративные банковские платежные карточки , представлены в таблице.
Договором об использовании карточки (по согласованию с клиентом банка), кредитным договором могут быть предусмотрены ограничения (п. 13 Инструкции № 34) :
Перечня операций при использовании карточки;
Сумм и (или) количества операций при использовании карточки;
Стран и регионов использования карточки.
Как видим, цели, на которые можно использовать корпоративные дебетовые и кредитные карточки, ограничены. Держатели карточек должны быть проинформированы об этом.
Обеспечиваем сохранность и контроль за движением карточек
В целях обеспечения контроля за движением корпоративных карточек, их сохранностью целесообразно в учетной политике организации предусмотреть форму журнала регистрации выдачи и возврата корпоративных карточек.
Пример 1. Порядок заполнения журнала по учету карточек
Организация получила корпоративную дебетовую карточку для доступа к текущему счету в белорусских рублях для оплаты расходов, связанных со служебными командировками работников на территории Республики Беларусь. Корпоративная карточка выдана работнику.
При использовании карточки держатель данной карточки (работник организации) вправе совершить с ее применением действия, в результате которых осуществляются:
Безналичные расчеты;
Выдача наличных денежных средств держателю карточки;
Внесение наличных денежных средств держателем карточки.
Указанные операции отражаются по текущему счету, что подтверждается выпиской по счету. Держателю карточки предоставляются также информационные и иные услуги в зависимости от технологий, используемых участниками платежной системы (п. 2 Инструкции № 34). Таким образом, документом, подтверждающим проведение по счету клиента операций при использовании карточки, является выписка банка по счету клиента, порядок представления которой определяется в договоре об использовании карточки.
На списанные по карточке суммы в бухгалтерском учете будет составлена корреспонденция:
Д-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - К-т 51 "Расчетные счета".
Осуществление операций с использованием банковских платежных карточек в валюте
Операции при использовании банковских платежных карточек могут осуществляться в валюте, отличной от валюты счета или счета по учету кредитов, если договором об использовании карточки или кредитным договором предусмотрена возможность совершения валютно-обменных операций по соответствующим счетам (п. 29 Инструкции № 34). При этом валютно-обменные операции при использовании карточки отражают по счету клиента по обменному курсу банка-эмитента, установленному для проведения операций при использовании карточек, и (или) обменному курсу, установленному платежной системой (п. 30 Инструкции № 34).
При использовании карточки в банкомате, платежно-справочном терминале самообслуживания, платежном терминале, принадлежащих банку-эмитенту, либо посредством иных технических устройств или услуг в порядке, установленном банком-эмитентом, валютно-обменные операции по счету клиента отражаются по обменному курсу банка-эмитента, установленному для проведения операций при использовании карточек, действовавшему на дату и время проведения операции держателем карточки (п. 31 Инструкции № 34).
Подтверждением проведения операций, совершаемых с использованием карточки, и основанием для оформления платежных инструкций для осуществления безналичных расчетов служат карт-чеки и иные документы.
Работники, получившие денежные средства в подотчет с использованием корпоративных карточек, обязаны представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах
Держатели корпоративных карточек при осуществлении расчетов с их помощью должны соблюдать нормы следующих документов:
- п. 32 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2011 № 107.
Если работником, в т.ч. и руководителем, получены наличные деньги с использованием корпоративной карточки под отчет на предстоящие расходы, то работник обязан не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.
Лица, получившие денежные средства с использованием корпоративных карточек под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты, представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах.
Пример 2. Правильные сроки представления отчета
Руководитель организации направлен в командировку с 4 по 15 августа 2014 г. в Брест. Денежные средства в подотчет на командировочные расходы получены с использованием корпоративной карточки. С карточки произведена оплата в безналичной форме (за гостиницу) и сняты наличные денежные средства. Дата оплаты (снятия) - 6 августа 2014 г.
Отчет об израсходованных суммах должен быть представлен в бухгалтерию не позднее 27 августа 2014 г. (15 рабочих дней начиная с 7 августа);
Как определить дату отражения выдачи аванса на командировку
Передача работнику корпоративной карточки еще не означает, что в бухгалтерском учете необходимо отразить выдачу аванса. В данном случае работник получает платежный инструмент, обеспечивающий доступ к банковскому счету организации, а не сами деньги. Поскольку до момента списания банком денежные средства числятся на счете организации, то выдача аванса будет отражаться на день списания этих средств. Основанием для отражения в учете выданного аванса будет выписка банка по счету, к которому открыта выданная работнику карточка.
Пример 3. Дата отражения аванса
Работник направлен в загранкомандировку, и ему выдана корпоративная карточка, на которую 4 августа 2014 г. зачислена иностранная валюта страны командирования (5 000 рос. руб.). Находясь в командировке, работник с помощью карточки осуществлял расчеты:
- 5 августа 2014 г. - оплачен счет гостиницы 1 500 рос. руб. (снятие денег со счета произведено 6 августа 2014 г.);
Курс российского рубля, установленный Нацбанком, составил (условно):
В бухгалтерском учете будут иметь место следующие записи:
Д-т 52-2 - К-т 52-1 - 1 460 000 бел. руб. (5 000 рос. руб. × 292)
- перечислены денежные средства на счет, к которому открыта корпоративная карточка;
Д-т 71 - К-т 52-2 - 1 025 500 бел. руб. (3 500 рос. руб. × 293)
- отражено снятие денежных средств по корпоративной карточке;
Д-т 52-2 - К-т 91 - 3 500 бел. руб. (3 500 рос. руб. × (293 - 292))
- на сумму переоценки средств валютного счета.
Таким образом, выдача аванса на командировку отражается в учете на каждую дату списания денежных средств со счета, к которому открыта корпоративная карточка, выданная работнику. Окончательный расчет с работником производится в валюте, в которой получен аванс.
Банковские платежные корпоративные карточки международной платежной системы (VISA, MasterCard и др.) могут быть оформлены к счетам в белорусских рублях и иностранной валюте. Рассмотрим ответы на наиболее часто возникающие вопросы, связанные с использованием таких карточек.
1. Кто может использовать корпоративную карточку?
Ответ: Использовать ее может физическое лицо – держатель <1> . Он получает доступ к банковскому счету организации, к которому оформлена эта карточка. Полагаем, что держателем корпоративной карточки может быть только работник организации. То есть физическое лицо, с которым организация заключила трудовой договор <2> . Средства, которые работник – держатель карточки использует со счета, к которому открыта карточка, признаются денежными средствами, выданными ему под отчет <3> .
Корпоративные карточки могут быть именными и неименными. Именную корпоративную карточку вправе использовать работник — держатель карточки, чьи фамилия и имя нанесены на заготовку этой карточки. Неименную корпоративную карточку , на которой не указаны данные о держателе, можно выдать любому работнику организации. Работник, которому выдана такая карточка, признается ее держателем <4> .
Использование корпоративных карточек физическими лицами, не являющимися держателями этих карточек, запрещается <5> .
2. На какие цели можно использовать корпоративную карточку?
Ответ: Корпоративная карточка используется ее держателем для:
— получения наличных денежных средств;
— проведения безналичных расчетов на территории Республики Беларусь и за ее пределами.
Конкретные цели использования корпоративной карточки в законодательстве прямо не указаны. Определяются они организацией самостоятельно. Например, корпоративную карточку можно использовать для оплаты расходов, связанных:
— с хозяйственной деятельностью организации;
— со служебными командировками работников — держателей карточек.
При этом нужно учитывать нормы валютного законодательства, порядок осуществления безналичных и наличных расчетов на территории Республики Беларусь, условия договора об использовании корпоративной карточки и режим счета, к которому оформлена карточка <6> .
Цель использования корпоративной карточки целесообразно указать:
— в приказе, в соответствии с которым производится выдача такой карточки (например, в приказе о командировании работника);
— в регистре, предназначенном для учета и регистрации выдачи корпоративных карточек (если он ведется в организации).
Пример 1
В организации открыт текущий (расчетный) счет в белорусских рублях с использованием корпоративной дебетовой карточки. Можно ли использовать указанную карточку для безналичных расчетов за канцелярские товары, которые будут приобретены для нужд организации в розничной торговле на территории Республики Беларусь? Договор текущего (расчетного) счета с использованием указанной карточки не содержит запрета на осуществление данной операции.
В законодательстве нет запретов на осуществление безналичных расчетов посредством корпоративной карточки за товары на территории Республики Беларусь при условии соблюдения очередности платежей
<7>
. Корпоративная карточка может быть выдана на цель, указанную выше, поскольку ни договор, ни законодательство не содержат запрета на осуществление таких расчетов.
3. Надо ли приходовать «наличку», снятую с корпоративной карточки, в кассу организации?
Ответ: Снятие наличных денег с корпоративной карточки осуществляется ее держателем для дальнейшего осуществления им расчетов наличными деньгами на те цели, на которые выдавалась указанная карточка. Держатель карточки не может передать данные денежные средства другим лицам, а должен использовать их и отчитаться за их использование лично <8> . Исходя из вышеизложенного снятая «наличка» не приходуется в кассу организации, а признается подотчетной суммой.
4. Существуют ли ограничения на расчеты наличными деньгами, полученными с использованием корпоративной карточки?
Ответ: Да, ограничения есть.
Ограничение 1. Работник — держатель корпоративной карточки может на территории Республики Беларусь снять с использованием этой карточки наличные белорусские рубли для расчетов с организациями (ИП) за товары (работы, услуги) в сумме, определенной руководителем организации (но не более 100 базовых величин в день ) <9> .
Ограничение 2. Держатель корпоративной карточки не может рассчитаться наличными белорусскими рублями, полученными с использованием корпоративной карточки, за алкогольные и табачные товары, приобретаемые по договорам, заключенным с организациями, осуществляющими их оптовую торговлю <10> .
Кроме этого, в договоре к счету, к которому выдана корпоративная карточка, по согласованию с организацией могут предусматриваться различного рода ограничения:
— лимиты на снятие наличных денежных средств;
— ограничение стран и регионов использования карточки и т.д. <11> .
Ответ: Использование корпоративной карточки работником организации — держателем карточки приравнивается к выдаче ему подотчетных сумм. При этом денежные средства считаются полученными работником под отчет не в момент выдачи ему корпоративной карточки, а в момент использования этой карточки. То есть в момент получения наличных денег или проведения безналичных платежей с использованием карточки.
За использование денежных средств работник должен отчитаться перед бухгалтерией. Форма отчета об израсходованных суммах разрабатывается в организации самостоятельно с учетом требований, предъявляемых к первичным учетным документам <12> . К такому отчету прикладываются подтверждающие документы, в числе которых обязательно должен быть:
— карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем);
— либо подтвержденная банком выписка по счету, к которому выдана корпоративная карточка <13> .
Сроки представления указанного отчета следующие.
Если корпоративная карта выдана на расходы, связанные со служебной командировкой в пределах и за пределами Беларуси, отчет представляется не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия <14> .
Пример 2
Работник организации командирован за границу на 5 дней с 24 по 28 июля 2017 г. Аванс перечислен на счет в евро, к которому оформлена корпоративная карточка MasterCard. Указанная карточка выдана работнику 21 июля текущего года. Работник вернулся из командировки 28 июля 2017 г. Часть расходов оплачена работником наличной валютой, полученной с использованием корпоративной карточки, часть — безналичным путем. Отчет об израсходованных суммах иностранной валюты должен быть представлен работником не позднее 18 августа 2017 г.
Если корпоративная карта выдана на предстоящие расходы на территории Беларуси, то:
— при осуществлении безналичных расчетов с использованием корпоративной карточки отчет представляется не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты;
— при смешанной форме расчетов (частично в безналичной форме, частично в наличной форме) — не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты;
— при расчетах только наличными деньгами, полученными с использованием корпоративной карточки, отчет представляется не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы денежные средства <15> .
Пример
3
Работнику организации 26 июля 2017 г. выдана корпоративная карточка VISA в белорусских рублях для приобретения им канцелярских товаров. На следующий день (27.07.2017) работник получил в банкомате с использованием данной карточки наличные деньги в сумме 39 руб. и приобрел необходимые канцелярские товары на сумму 36 руб. Руководителем организации установлено, что наличные деньги выдаются при осуществлении хозяйственных расходов, производимых в месте нахождения организации, на срок не более 3 рабочих дней, включая день выдачи (день их получения с корпоративной дебетовой карточки).
Срок, на который выданы денежные средства посредством корпоративной дебетовой карточки, истекает 31 июля 2017 г. Не позднее 3 августа 2017 г. работник должен вернуть неиспользованный остаток в сумме 3 руб. (39 руб. – 36 руб.).
5 июня 2014 82944 июня в гостинице «Пекин» состоялась презентация нового карточного продукта VISA Business - совместного проекта международной платежной системы VISA и МТБанка.
Презентация новой карточки V ISA Business от МТБанка в гостинице Пекин
VISA Business - это корпоративная карточка. Но она - далеко не первое предложение на рынке банковских продуктов в Беларуси. Если говорить о банках, эмитирующих подобные карты, то легче назвать банки, их не выпускающие:
В настоящее время в Беларуси не эмитируют корпоративные карты только 12 банков:
А это значит, что остальные участники рынка с готовностью предлагают своим клиентам данную услугу.
Так для чего же все-таки нужна корпоративная карта? Другими словами: «что это за фрукт и с чем его едят?»
В первую очередь, нужно сказать, что корпоративная карта оформляется организацией или индивидуальным предпринимателем. И основные ее цели - это сокращение документооборота и увеличение эффективности работы бухгалтерии и кассы организации.
Кроме того, сам Национальный банк выделяет два вида корпоративных карт - дебетовые и кредитные. Это закреплено в «Инструкции о порядке осуществления операций с банковскими платежными карточками» , утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь №34 от 18 января 2013 года.
С помощью кредитной корпоративной карты сотрудник предприятия, получивший полномочия от руководителя, имеет право осуществлять расходы по ней в пределах установленного кредитного лимита.
Использование же дебетовой корпоративной карты подразумевает осуществление определенных расчетов за счет средств самого предприятия.
По такой «бизнес-карте» можно оплачивать командировочные и представительские расходы, расходы на хозяйственные нужды, и, даже, налоги и таможенные пошлины. Согласитесь, весьма удобно.
А если родное предприятие отправило сотрудника за границу поднабраться опыта, то и валюту на карт-счет можно приобрести по безналу. Не нужно будет ехать в банк или искать банкомат, чтобы снять белорусские рубли, предусмотрительно перечисленные перед командировкой на зарплатную карту - а затем покупать валюту.
К тому же, покупая валюту за наличные рубли на командировочные расходы по инициативе организации, вы предъявляете сотруднику банка свой личный паспорт. А если валюты будет слишком много, то вами могут .
Удобство очевидно… Причем не только для работодателя, но и для сотрудников организации. А бухгалтерам на предприятиях, использующих корпоративные карты, работать будет несколько легче.
Сколько же придется заплатить за такое удобство? Чтобы определить ценовой диапазон банковских предложений, сайт сравнил данные некоторых финансово-кредитных учреждений. Рассмотрим стоимость оформления карт типа «Business» со счетом в белорусских рублях:
К примеру, в Банке Москва-Минск нам смогли предложить только корпоративную карту MasterCard за 400 тыс рублей в год. В Банке БелВЭБ такая же карта будет стоить 150 тыс за первый год обслуживания и по 70 тыс за последующие годы.
А вот VISA Business в Банке ВТБ (Беларусь) обойдется в 120 тыс рублей за 2 года, в то время как Белинвестбанк установил стоимость такой карты в пределах 350 тыс за 3 года.
Как видим, цены абсолютно разные. Интересно, почему? Что это - «прихоть» банка или доплата за эксклюзивность обслуживания?
В Банке Москва-Минск нам пояснили схему действия данного предложения. Для начала нужно открыть в банке текущий счет. После этого к данному счету делается необходимое количество корпоративных карт на определенных сотрудников организации. Использование карт «строго целевое».
На текущий счет организация перечисляет необходимую сумму денежных средств для оплаты планируемых расходов. Каждый держатель карты будет видеть на своей карте ту сумму, которая находится на текущем счете организации, а не ту, которая предназначена именно ему.
Поэтому, на каждую карту (а она имеет свой персональный номер) можно установить определенный лимит на расходные операции - как на весь срок действия карточки, так и на один день. Кроме того, есть определенные лимиты на снятие наличных, как на территории Республики Беларусь, так и за ее пределами. Они устанавливаются самим банком-эмитентом. Конечно, по заявлению клиента, эти лимиты вполне можно «подвинуть» в ту или иную сторону.
Рынок банковских продуктов Беларуси открыт для инноваций и новых интересных предложений, в том числе, касающихся развития «карточного бизнеса».
На пресс-конференции, посвященной презентации совместного продукта с МТБанком, представитель платежной системы VISA Дмитрий Мамзелев подчеркнул стремление VISA International развиваться на белорусском рынке:
«Это не последний проект VISA и белорусских банков. В дальнейшем мы продолжим работу по продвижению корпоративных карт в Беларуси, и для этого у нас уже есть некоторые наработки».
Правда, о «наработках» все-таки умолчали… Видимо, ждать белорусам новых сюрпризов…
Кстати, Дмитрий Мамзелев поделился с прессой тем фактом, что в его бумажнике сейчас порядка 10 личных карточек. Некоторые из них - это память об удачно внедренных проектах, другие - отличаются ярким и необычным дизайном, а третьи... Предназначены для личных нужд.
Куда же в современном мире без банковских платежных карточек.
Бухгалтерский учет оплаты товаров, работ или услуг с помощью корпоративной карты отличается от традиционного учета подотчетных сумм. Рассмотрим его подробнее.
Как учитывать деньги на корпоративной карте
Специальный карточный счет (СКС) — самостоятельный счет компании в отдельный от ее счета. Бухгалтерский учет всех операций по этому счету с применением корпоративных карт необходимо вести на синтетическом счете 55 «Специальные счета в банках». Для более удобного учета операций по корпоративным картам к синтетическому счету открывают субсчет первого порядка «Специальный счет корпоративной карты». Но на этом детализация объекта учета не останавливается.
Если открыто несколько карточных счетов (по каждой корпоративной карте), то субсчет открывается по каждому карточному счету.
Возможно, что к одному карточному счету оформлены несколько корпоративных карт. Их используют разные сотрудники, имеющие право осуществлять платежи в рамках общего платежного лимита. В этом случае имеет смысл открыть субсчета второго порядка в разрезе работников.
Рабочий план счетов является элементом учетной (п. 4 ПБУ 1/2008). В ней нужно описать и систему субсчетов, открытых к счету 55. Рабочий план счетов, как правило, приводят в приложении к приказу об утверждении учетной политики.
При переводе с расчетного счета на специальный счет корпоративной карты нужно сделать такую проводку:
— перечислена сумма в рублях с основного расчетного счета компании на счет корпоративной карты.
Основанием для этой записи является и выписка с карточного счета, подтверждающая зачисление денег.
На основании банковской выписки, содержащей информацию о реквизитах карты, бухгалтер делает запись по списанию денег. В данном случае списание — это выдача подотчетных сумм держателю корпоративной карты. Проводка такая:
— списаны денежные средства со специального карточного счета под отчет.
Средства, списанные со специального счета компании в результате совершения операции с использованием корпоративной карты, считаются выданными под отчет работнику. В срок, положением об использовании корпоративных карт, работник должен представить авансовый отчет о расходовании денег с корпоративной карты.
На основании утвержденного авансового отчета бухгалтер спишет задолженность подотчетного лица, оприходует приобретенные им товарно-материальные ценности, отнесет на счета учета затрат суммы оплаченных командировочных или хозяйственных расходов:
ДЕБЕТ 10, 20, 26, 44, 60 КРЕДИТ 71
—списаны на расходы на хознужды (командировку работника).
Пример
ООО «Лунный камень» направляет инженера Р.А. Озерова в командировку с 13 по 14 мая. Работнику выдана корпоративная карта. 12 мая платежным поручением на карту переведено 50 000 руб.
В период командировки сотрудник:
— 13 мая оплатил картой авиабилеты на сумму 15 000 руб.;
— 14 мая заплатил за проживание в гостинице 5600 руб.;
— 14 мая снял наличными 1400 руб. (причитающиеся ему суточные).
В бухгалтерском учете компании эти проводки по корпоративной карте будут отражены следующим образом.
12 мая:
ДЕБЕТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты» КРЕДИТ 51
— 50 000 руб. — отражена сумма, перечисленная с расчетного счета компании на карточный счет;
13 мая:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты»
— 15 000 руб. — списаны средства со специального карточного счета под отчет Р.А. Озерову на оплату авиабилетов;
14 мая
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты»
— 5600 руб. — списаны средства со специального карточного счета под отчет Р.А. Озерову на оплату проживания в гостинице;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты»
—1400 руб. — списаны средства со специального карточного счета под отчет Р.А. Озерову (суточные).
После того как сотрудник подтвердит расходы и передаст в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет по корпоративной карте с приложенными к нему документами, бухгалтер сделает следующие проводки:
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
— 22 000 руб. (15 000 руб. + 5600 руб. + 1400 руб.) — списаны на расходы командировочные траты работника (проезд, проживание, суточные).
После этой записи счет 71 автоматически закроется, а остаток по счету 55 субсчету «Специальный счет корпоративной карты» будет соответствовать не использованной работником сумме — 28 000 руб. (50 000 руб. - 22 000 руб.).
Если работник не представит в срок авансовый отчет с подтверждающими документами, нужно сделать проводку:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71
— своевременно не возвращенная сумма отнесена в состав недостач и потерь от порчи ценностей.
Когда компания установит вину работника и сумму причиненного им ущерба, нужно сделать проводку:
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94
— отражена задолженность виновного работника по возмещению недостачи.
После того как деньги будут внесены им наличными в кассу бухгалтер сделает проводку:
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73
— возмещена недостача наличными в кассу.
Когда используют счет 57 «Переводы в пути»
Выписки из банка по счетам могут поступать не каждый день. В некоторых случаях о движении денег на карте бухгалтер может раньше узнать из авансового отчета работника. Подотчетные лица должны сохранять и прилагать к авансовому отчету не только первичные учетные документы, но и квитанции банкоматов и терминалов о снятии или взносе наличных денег.
В ситуации, когда выписки еще нет, а авансовый отчет уже утвержден, движение денег целесообразно отражать с использованием счета 57 «Переводы в пути». То есть на основании авансового отчета делаем следующие записи:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57
— выданы деньги под отчет;
ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 71
— внесены деньги подотчетным лицом для зачисления на корпоративную банковскую карту.
После получения выписки:
— отражено списание денежных средств со счета;
ДЕБЕТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты» КРЕДИТ 57
— отражено поступление денежных средств на счет корпоративной карты.
Задолженность подотчетного лица списываем на основании утвержденного авансового отчета.
В зависимости от вида расходов выбираем дебетуемый счет, а корреспондирующим всегда будет счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:
ДЕБЕТ 20 (10, 26, 44, 60) КРЕДИТ 71
— списаны расходы подотчетного лица.
Пример
12 мая бухгалтерия ЗАО «Сладости Востока» перечислила на корпоративную карту В.С. Ватрушкина 100 000 руб. 13 мая В.С. Ватрушкин приобрел товары для нужд компании в пункте розничной торговли стоимостью 85 000 руб. (в том числе НДС — 12 966,10 руб.). В этот же день он снял наличные — 1000 руб. Но деньги ему не понадобились. Утром следующего дня работник внес их обратно на карту через терминал банкомата.
14 мая В.С. Ватрушкин представил в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами:
— счет, счет-фактура и товарная накладная на приобретенные товары;
— квитанция банкомата о снятии наличных;
— квитанция банкомата о зачислении наличных на корпоративную карту.
В бухгалтерском учете компании указанные операции по приобретению товара будут отражены следующим образом:
ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 71
— 72 033,90 руб. (85 000 руб. - 12 966,10 руб.) — принят к учету товар на основании авансового отчета и товарной накладной;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
— 12 966,10 руб. — отражен НДС, предъявленный поставщиком (счет-фактура);
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57
— 1000 руб. — сняты наличные подотчетным лицом со счета корпоративной карты;
ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 71
— 1000 руб. — внесены подотчетным лицом наличные на карту. В результате этих записей сформировалось сальдо по счету 71 в сумме 85 000 руб.;
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
— 12 966,10 руб. — поставлен к вычету НДС по приобретенному товару.
До получения банковской выписки бухгалтер сделает следующие записи:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57
— 85 000 руб. — отражена дебиторская задолженность подотчетного лица, которая в этот момент не подтверждена выпиской банка по специальному карточному счету компании.
Записи после получения банковской выписки:
ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты»
— 85 000 руб. — списаны денежные средства со специального карточного счета на оплату товаров;
ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 55
— 1000 руб. — сняты наличные денежные средства с корпоративной карты;
ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 57
— 1000 руб. — внесены наличные денежные средства на карту.
После этих записей счет 71 автоматически закроется, как и счет 57, а остаток по счету 55 субсчету «Специальный счет корпоративной карты» будет соответствовать неиспользованной работником сумме — 15 000 руб. (100 000 руб. - 85 000 руб. - 1000 руб. + 1000 руб.).
НДФЛ с сумм, перечисленных на корпоративные карты
Деньги, перечисленные на корпоративные карты, являются подотчетными средствами. Их можно использовать для оплаты товаров (работ, услуг), которые производятся в интересах компании (покупателя, заказчика). Денежные средства на корпоративных картах принадлежат компании, а не работникам (постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.07.2011 № А05-11476/2010). Следовательно, у подотчетного лица не возникает экономической и полученные им суммы не признаются объектом налогообложения НДФЛ (ст. 41 и п. 1 ст. 209 НК РФ). Такие суммы являются задолженностью подотчетного лица перед компанией.
Обратите внимание: многократное повторение операций по снятию и возврату одинаковых сумм по корпоративной карте без траты денег на цели, согласованные с работодателем, может свидетельствовать об использовании работником подотчетных сумм в личных целях. В Положении об использовании корпоративных карт можно записать, что такие операции будут приравниваться к займу с соответствующим оформлением документов и уплатой процентов. В этом случае операции по снятию и взносу наличных будут отражаться с использованием счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».
И.Сукочева
,
эксперт по бухучету и налогообложению