Все расходы организации или предприятия в целях бухгалтерского и налогового учёта должны документально подтверждаться , в противном случае неучтённые расходы будут считаться серьёзным нарушением, и руководство юридического лица может понести из-за них достаточно серьёзную ответственность.

Это касается также расходов на ГСМ, при этом стоит отметить, что правильно рассчитанные и оформленные они могут быть отнесены на расходные статьи баланса. В результате может уменьшиться налогооблагаемая база, берущаяся за основу при расчёте налога на прибыль.

Понятия «ГСМ» и «Путевой лист»

Учёт движения горюче-смазочных материалов напрямую связан с путевыми листами, при этом под ГСМ понимают:

топливо различных видов, например, дизель, бензин, газ;
масла и смазки;
различные присадки и добавки, например, охлаждающие и тормозные.

Конкретный перечень используемых горюче-смазочных материалов, используемых при эксплуатации транспортного средства, зависит от его вида и модели . Существуют автомобили, работающие на бензине и дизельном топливе. Кроме того, некоторые транспортные средства, например, автобусы, оснащают газотопливным оборудованием для экономии.

В этом случае газ также относится к ГСМ. Существуют нормативы их списания, утверждённые Минтрансом России, также они могут быть приняты на предприятии самостоятельно. Такие нормативы учитывают некоторые дополнительные параметры , например, время года и сезон, а также различные корректирующие коэффициенты.

Учёт данных материалов на предприятии в большинстве случае производиться на основе первичного документа учёта – путевого листа . Под путевым листом понимают документ, в котором фиксируется место отправления и прибытия автомобильного транспорта, расход топлива и смазочных материалов при этом, наименование перевозимого груза, цель поездки и иные сведения, имеющие отношение к ней.

Путевой лист оформляется как на собственный транспорт, так и на взятый в аренду. В общих случаях используют путевой лист формы №3 , для коммерческого транспорта предусмотрен лист формы №ПГ-1 , при использовании грузовика с повремённой формой оплаты применяется форма №4-П . Существуют также иные формы путевых листов.

Кроме путевого листа для списания горюче-смазочных материалов необходим приказ руководителя юридического лица , в котором утверждены нормы такого списания. При этом стоит отметить, что использование личного автомобиля в интересах компании также оформляется путевым листом для списания ГСМ.

Поступление данных материалов на предприятие оформляется приходным ордером . Само же списание происходит обычно один раз в месяц лицом, ответственным за это. Таким лицом практически всегда является сотрудник бухгалтерии, например, материальный бухгалтер.

Что же касается самого порядка списания, то он состоит в составлении соответствующего акта представителями специально созданной для этого комиссии в количестве не менее трёх человек .

К нему прикладывают документы первичной бухгалтерской отчётности, а именно: накладная-требование, заправочные карточки, чеки АЗС. Цель данных документов – подтвердить фактический объём потребленных горюче-смазочных материалов.

Пример расчёта

Расчёт списания ГСМ производиться на каждую марку автомобильного транспорта отдельно, при этом обязательно учитывается общий километраж пройденного пути. Так, производить расчет для легкового автомобиля можно по формуле:

QH = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 * D), где

H – базовая норма расхода топлива, определяющаяся в виде пробега автомобиля в литрах на 100 километров;
S – общий пробег транспорта в течение рабочей смены в километрах;
D – поправочный коэффициент в процентах.

В качестве примера можно взять достаточно распространённый на производствах автомобиль марки ГАЗ-3110 с двигателем ЗМЗ-4026.10. У него базовая норма потребления топлива равна 13 литров на 100 километров.

Автомобиль использовался для сбыта готовой продукции в зимний период. Общий пробег составил по области (НРо) 104 километра, по городу (HPг) — 128 километров. В результате за эксплуатацию в зимний период была взята надбавка 10% и за эксплуатацию

Рассчитываем норму расхода топлива: HPг = (0,01 * 13 * 128 * (1 + 0,01 * 20%)) = 16,67 литра НРо = (0,01 * 13 * 104 * (1 + 0,01 * 10)) = 13,53 литра. Согласно данным путевого листа было израсходовано 30,2 литра в течение рабочего дня. Если брать такой показатель за средний, то за месяц расход ГСМ в производственных целях составит:

НРм = НРд * Т, где

НРм – это нормативный расход топлива за рабочий день, Т – это количество рабочих дней в одном месяце.

Таким образом, НРм = 30,2 — 21 = 634,27 литра.

В этом случае при списании ГСМ может быть указанно 623,27 литра топлива при работе автомобиля в течение месяца. Что же касается списания тосола, тормозной жидкости и т.д., то их списание производится согласно ранее утверждённым нормам потребления.

Отдельно стоит упомянуть о том, что в случае капитального ремонта автомобиля или же достижении им срока эксплуатации 5 лет, норма расхода смазочных материалов и топлива может быть увеличена на 20%.

Можно ли списать без путевого листа

Существуют случаи, когда списание ГСМ производиться без использования путевого лица. Это:

учёт по лимитам;
компенсация понесённых расходов.

В первом случае на предприятии должна быть установлена система контроля расхода горюче-смазочных материалов . В этом случае на единицу транспорта в месяц выделяют зарезервированные денежные средства на их приобретение.

Также для этого используются топливные карты АЗС, при этом деньги по ним не должны превышать установленную норму. Данная система хороша в случае использования автотранспорта по одному и тому же ежедневному маршруту.

Во втором случае требуется заключить договор на использование личного автомобиля между организацией и её сотрудником на основании ст. 188 Трудового кодекса РФ .

Здесь ограничения на выплаты устанавливаются в зависимости от марки, модели и модификации автомобиля. Само же списание ГСМ производится на основании установленными предприятием нормам.

Особенности учёта

Прежде чем приступить к списанию горюче-смазочных материалов, юридическому лицу необходимо определиться со способом его учёта. Так непосредственно заправку топлива выполняет сам водитель автомобиля, используя выделенные на это денежные средства. После окончания заправки он обязан сдать авансовый отчёт в бухгалтерию . К нему прилагается чек АЗС. Топливо в дальнейшем оприходуется по счету 10 «Материалы» .

Израсходованные ГСМ отражаются при списании на следующих счетах :

20 «Основное производство»;
26 «Общехозяйственные расходы»;
44 «Расходы на продажу».

Непосредственно выбор того или иного счёта лежит на руководстве предприятия. При этом по налоговому учёту операция списании ГСМ проводиться по статье 254 Налогового кодекса и включается в материальные затраты.

При этом ничто не препятствует отнести их к прочим расходам на основании ст. 264 НК РФ . В любом случае с политикой учёта и списания ГСМ стоит определиться заранее, так как эти процедуры являются текущими и будут периодически повторяться.

Пошаговая инструкция по списанию ГСМ в 1С представлена ниже.

Даже если компания не использует путевые листы, это не означает, что она не сможет списать топливо. При определенных нормах учета списать бензин удастся. Однако, принять к учету затраты на ГСМ в целях налогообложения уже не получится, так как для этого путевой лист будет необходим. В статье рассмотрим как списать бензин без путевого листа.

Списание ГСМ

Как составить акт на списание ГСМ

При составлении акта на списание ГСМ следует ориентироваться на требования к составлению подобных документов. К примеру в этом документе должны быть указаны следующие реквизиты:

наименование компании или ФИО ИП;
дата составления документа;
члены комиссии (указываются их ФИО и должности);
сведения о водителе (ФИО);
наименование механизма, его инвентарный и госномер;
вид выполненных работ;
расход ГСМ (указывается нормированный расход, а также фактический).

Подписывают документ ответственные лица, а также члены комиссии, также указывается расшифровка их подписей. Помимо этого в акте следует указать те документы, которые были рассмотрены комиссией и на основании которых происходит списание ГСМ. Обычно для подтверждения расхода топлива пользуются путевым листом, но это не всегда так.

Как списать бензин без путевого листа

Если путевого листа нет, то компании достаточно сложно будет убедить налоговиков в том, что эксплуатация транспортного средства является производственной необходимостью. Однако, это не означает, что списать ГСМ компании не удастся. Если компанией автотранспорт используется, но путевые листы не ведутся, то принять к налоговому учету затраты на топливо она не сможет. Но, что касается бухгалтерского учета, то ту все происходит в общем порядке. В этом случае заносить стоимость ГСМ в Книгу учета не нужно. Но следует помнить, что данная практика всегда ведет к увеличению налогооблагаемой базы.

Важно! Если компания не ведет путевые листы или электронную систему контроля расхода топлива, то принять к учеты затраты на него для целей налогообложения не получится. А это приведет к постоянному увеличению налогооблагаемой базы.

Для того, чтобы компания смогла вносить расходы на ГСМ в налогооблагаемую базу (если путевые листы в компании не используются), то потребуется установить в транспортных средствах системы электронного контроля. Тогда все те же функции, что накладываются на путевые листы на себя примет система, данные которой должны будут заверяться ответственным лицом.

Приняв решение о применении систем электронного контроля в ТС, руководитель должен будет издать соответствующий приказ. Приказ издается той датой, с которой начинается использование данной системе на практике.

Важно! Даже если компания использует электронную систему контроля в ТС, это не означает, что у водителя не должно быть путевого листа. Законодательством предусмотрены такие случаи, при которых наличие путевого листа является обязательным.

Законодательная база

При списании ГСМ, следует руководствоваться нормами следующих нормативных документов:

Распоряжение Минтранса РФ №АМ-23-р, которым введены рекомендации по нормированиям расходов ГСМ.
Приказ Минфина РФ №162н, которым был утвержден план счетов учета в бюджетных организациях, а также указываются пояснения по применению плана.
, которая свидетельствует о том, что расходы на ГСМ компании вправе учитывать при налогообложении, если они являются производственной необходимостью и подтверждены документально.
, согласно которой расходы на ГСМ могут быть учтены при расчете налога на прибыль.
Закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» , согласно которому определяются документы, необходимые для списания ГСМ.
Иные нормативные акты

Какой документ подтверждает списание бензина

Важно! Основным подтверждением того, что топливо расходуется по целевому назначению является сведения из электронной системы контроля, а также путевые листы. Они должны содержать информацию, согласно которой будет понятно количество израсходованного топлива, а также его назначение.

Вычет по НДС

Указанных выше подтверждающих документов обычно бывает достаточно для того, чтобы затраты на бензин можно было включить в расходы, но не в случае вычета по НДС.

Для того, чтобы НДС можно было включить в расходы при расчете налога на прибыль, потребуется оформленный счет-фактура. Если компания закупку ГСМ производит в розницу, то получить счет-фактуру будет достаточно проблематичным. Оптимальным вариантом будет заключение специального договора с АЗС на приобретение топлива. Если данный договор будет заключен, то АЗС обязана будет регулярно предоставлять счета-фактуры.

Как списать топливо путевым листом

Как уже отмечалось выше, списание ГСМ производится специальным актом. При его составлении необходимо указать, какие именно путевые листы рассматривала комиссия. В этих документах не должен быть зафиксирован именно расход топлива, путевой лист содержит данные спидометра транспортного средства. Имея такую информацию, а также нормы расхода определенным ТС топлива, можно будет рассчитать расход бензина.

Если в путевых листах указываются сведения по выданному и израсходованному топливу, то обращаться к нормам Минтранса компании не придется. Расходы в этом случае будут намного проще, поэтому самостоятельно разрабатывая бланк путевого листа, это следует учесть.

Расходы на бензин при использовании корпоративного транспорта можно и нужно вычитать из налогов. Они списываются в размере фактических данных о затратах на топливо, но их еще нужно обосновать. Рассказываем по-порядку, как это сделать компаниям с общей и с упрощенной системой налогообложения.

1. Отразить методику списания ГСМ в учетной политике

Для начала ваша учетная политика должна, разумеется, содержать сведения о учете расходов на ГСМ.

Первое, что нужно прописать в учетной политике — принцип учета расхода топлива. Тут два варианта. Водители могут сами покупать его на выделенные компанией средства и сдавать авансовый отчет с чеками АЗС. Либо вы заключаете контракт с АЗС, водители оплачивают бензин топливными картами, и вы ежемесячно получаете отчет о расходах. В обоих случаях эти затраты идут по счету 10 «Материалы». Для удобства можно выделить для топливных расходов отдельный субсчет.

Второе, что следует прописать – метод списания расходов на ГСМ. По правилам их списывают на затратные счета 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу». Счет выбирается исходя их вашей отрасли и типа транспорта, который эти расходы произвел.

Затраты на бензин списываются по фактической себестоимости, средней стоимости или методом FIFO (выбранный способ прописывается в политике). То, как вы решили списывать затраты на бензин, может отличаться от того, как вы списываете расходы на другие материалы (п. 16 ПБУ 5/01).

2. Установить порядок ведения путевых листов

Данные о фактическом расходе бензина берутся из первичных документов, в нашем случае – из путевых листов. Форму путевого листа можно взять готовую (форма № 3, постановление Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78) или разработать свою. Вы можете пользоваться этим бланком, а можете разработать свой.

Важно, чтобы лист содержал всю необходимую информацию для последующего обоснования расходов. То есть сведения о маршруте (желательно с адресами), километраже, объеме топлива на начало и конец поездки, которые водители обязаны указывать. Если у вас не автотранспортная компания, периодичность сдачи водителями путевых листов можно устанавливать самостоятельно. Главное, чтобы на момент сдачи отчетности, они были у вас на руках.

3. Прописать расходы на топливо в учетной политике для целей налогообложения

Тут начинается самое интересное. Расходы на ГСМ можно относить к материальным затратам (пп. 5, п. 1 ст. 254 НК РФ), равно как и относить на прочие расходы на содержание служебного автопарка (пп. 11, п. 1, ст. 264 НК РФ). Обе указанные статьи Налогового кодекса указывают на возможность списания затрат на бензин по факту. Однако Минтранс считает, что просто так списывать нельзя, и расходы должны быть обоснованными. По мнению чиновников, обоснованные расходы на ГСМ – это расходы в пределах установленной нормы. Норму установил Минтранс, а кроме того, можно установить ее самостоятельно.

Так что отмечаем себе отразить в налоговой учетной политике сведения о том, по какой статье расходов будут учитываться затраты на топливо и исходя из каких норм вы собираетесь контролировать и обосновывать эти расходы. Теперь про нормы.

4. Выбрать, какие нормы использовать для обоснования расходов

Первый вариант — взять нормы Минтранса, утвержденные распоряжением №АМ-23-р от 14 марта 2008 года .

В исходном виде нормы описывают сказочную ситуацию: в стране вечного лета по ровным дорогам без пробок, ремонта и ям на крейсерской скорости едут машины с выключенными кондиционерами и печками. К этим космическим нормам, правда, есть поправочные коэффициенты, которые позволяют учитывать сезон и специфику населенного пункта.

Здесь начинается работа с коэффициентами. Упомянем выборочно, поскольку они есть на все случаи жизни.

В летнее время при наличии в машине кондиционера или климат-контроля норму можно увеличить на 7-10%.
В зимнее время – на 5-20% в зависимости от региона. Перечень можно посмотреть , скажем только, что для Москвы и области – допустим рост на 10%, на севере — в Архангельской, Мурманской, Тюменской и других областях, а также в Забайкалье – на 15-18%. Чемпионы – республика Саха и Чукотка с коэффициентом 20%.
Если ваша техника работает там, где вместо дорог направления, коэффициент растет до 20% при движении без груза и до 40% — с грузом.
Когда транспорт по долгу службы останавливается чаще одного раза на километр пути – добавляйте 10% к норме.
Если речь идет об обкатке новых или, наоборот, эксплуатации старых машин (старше 8 лет с пробегом более 150 тыс. км) – еще 10%.
При движении в городе с населением более миллиона жителей – 20%, более трех миллионов – 25%.

Как разработать собственные нормы расхода ГСМ?

Второй вариант, более приближенный к реальности, – обосновывать расходы на основании самостоятельно разработанных норм.

Нормы берутся, конечно, не с потолка, а по результатам собственных замеров. Еще было бы неплохо убедить налоговую, что при разработке норм за основу брались нормы Минтранса и корректировались, что называется, по фактической погоде. Чаще всего в авантюру с созданием собственных норм ввязываются компании с обширным автопарком. Итак, что нужно делать:

Издать приказ от имени первого лица компании о проведении замеров расхода топлива для каждого служебного автомобиля на обслуживаемых ими маршрутах, указать в приказе состав комиссии, отвечающей за проведение замеров. Замеры, разумеется, нужно делать в стандартное для поездок время.
Оформить результаты замеров актами, отдельными для каждой единицы транспорта. В актах нужно отразить состав комиссии, сведения о марке, номере и пробеге машины, маршруте, количестве топлива и километраже на начало и конец поездки и, соответственно, сделать вывод о расходе топлива в литрах на 100 километров при нормальных условиях эксплуатации.
На основании актов утвердить нормы расхода топлива и ознакомить с ними водителей под подпись.
Составить положение о контроле за расходом бензина с указанием норм и возможности их корректировки в случае непредвиденных обстоятельств. То есть при крупном перерасходе водитель предоставляет объяснительную записку, на основании которой решается, учитывать его для целей налогообложения, удержать с шофера или списать за счет собственных средств.

Теги: ,

Мы в социальных сетях Популярные статьи Наиболее популярные в этой категории Наиболее популярные Сообщения с этим тегом

Извините. Нет данных до сих пор.

Популярные статьи

Аутсорсинг расчета заработной платы за 30 минут

Электронная книга будет полезна всем тем, кто хочет разобраться во всех тонкостях аутсорсинга расчета зарплаты, но не имеет времени собирать информацию в интернете по крупицам.

Скачать электронную книгу Популярные статьи

В составе материальных затрат организаций, имеющих на балансе автотранспорт, большое место занимают расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ), бензина, моторных масел и т.п. С вступлением в силу главы 25 «Налог на прибыль организаций» возник вопрос о том, как учитывать расходы на топливо и необходимо ли применять Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Р3112194-0366-97), утвержденных Минтрансом России 29.04.1997г.?

В данной статье мы рассмотрим вопрос, как организовать налоговый учет ГСМ.

Согласно требованиям п.1 ст.252 гл.25 "налог на прибыль организаций" НК РФ в целях настоящей главы налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст.270 Кодекса).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты при условии, что они произведены для осуществления налогоплательщиком деятельности, направленной для получения дохода.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

В соответствии с пп.2 п.1 ст.254 гл.25 НК РФ в состав материальных расходов, связанных с производством и реализацией, включаются затраты налогоплательщика на приобретение материалов, используемых на производственные и хозяйственные нужды (проведение испытаний, контроля, содержание, эксплуатацию основных средств и иные подобные цели).

Как видно из формулировки пп.2 п.1 ст.254 гл.25 НК РФ расходы на приобретение всех видов топлива относятся к материальным расходам организации, уменьшающим доходы текущего отчетного (налогового) периода в полном объеме без каких-либо ограничений.

В связи с этим, в настоящее время списание горюче-смазочных материалов на производство осуществляется двумя способами:

1. Списание ГСМ в соответствии с установленными нормами

2. Списание ГСМ на основании данных о фактически выработанном топливе.

Рассмотрим более подробно каждый из возможных вариантов.

1. Списание ГСМ в соответствии с установленными нормами

В настоящее время ни бухгалтерские, ни налоговые документы не устанавливают предельные нормы расходов на ГСМ, которые можно списывать на расходы. Однако, для того, чтобы иметь возможность осуществлять контроль за расходом горюче-смазочных материалов и доказать экономическую обоснованность осуществленных расходов организация может разработать нормы расхода на ГСМ, которые утверждаются приказом руководителя. При разработке норм организация может принять за основу Руководящий документ Р3112194-0366-97 утвержденный 29.04.2003г Министерством транспорта России «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте». Срок действия данного документа до 1 января 2008 года.

В данном документе приведены значения базовых норм расхода топлива для автомобильного подвижного состава, норм расхода топлива на работу специального оборудования, установленного на автомобилях, и порядок (методика) их применения, а также нормативы по расходу смазочных материалов. Кроме того, нормативные материалы предназначены для работников не только автотранспортных предприятий, но и других организаций, эксплуатирующих автомобильную технику на территории Российской Федерации, в целях организации планирования поставки, учета и контроля расхода топлива и масел.

Указанным документом установлены:

1) нормы расхода топлива для автомобилей общего назначения, к которым относятся:

Легковые автомобили,

Автобусы,

Бортовые грузовые автомобили,

Самосвалы,

Фургоны;

2) нормы расхода топлива на легковые автомобили и микроавтобусы зарубежного производства;

3) нормы расхода топлива для специальных автомобилей;

4) нормы расхода смазочных материалов и специальных жидкостей.

Нормы расхода топлива устанавливаются для каждой марки и модификации автомобилей. При этом можно выделить их следующие виды:

Базовая норма на 100 км пробега автомобиля;

Норма на 100 т-км транспортной работы (учитывается дополнительный расход топлива при движении автомобиля с грузом);

Норма на езду с грузом (учитывается увеличение расхода топлива, связанное с маневрированием в пунктах погрузки и выгрузки).

Базовая норма расхода топлива в зависимости от категории автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые и т.д.) предполагает различное снаряженное состояние автомобиля и режим движения в эксплуатации.

Норма на транспортную работу зависит от разновидности двигателя, установленного на автомобиле (бензиновый, дизельный или газовый), и полной массы автомобиля.

Норма расхода топлива на ездку с грузом зависит только от полной массы автомобиля.

Базовые нормы расхода топлива на 100 км пробега автомобиля установлены в следующих измерениях:

Для бензиновых и дизельных автомобилей - в литрах;

Для автомобилей, работающих на сжиженном нефтяном газе, - в литрах сжиженного газа;

Для автомобилей, работающих на сжатом природном газе, - в нормальных метрах кубических (куб. м);

Для газодизельных автомобилей норма расхода сжатого природного газа указана в куб. м, а рядом указана норма расхода дизельного топлива в литрах.

Размер указанных норм может меняться - увеличиваться или уменьшаться в зависимости от различных условий, например времени года, при работе в горных местностях, при работе с большой численностью населения и т.д. Для этого применяются специальные поправочные коэффициенты к нормам.

Например, при работе автотранспорта в г. Москве нормы расхода топлива могут повышаться при следующих условиях:

При работе в зимнее время - на 10% (срок действия зимних надбавок для этого региона - 5 месяцев);

Работе в городах с населением от 1,0 до 3,0 млн. чел. - до 20%;

При работе, требующей частых технологических остановок, связанных с погрузкой и выгрузкой, посадкой и высадкой пассажиров и т.п. (в среднем более чем 1 остановка на 1 км пробега - маршрутные автобусы, автомобили по очистке почтовых ящиков, инкассации денег, обслуживанию пенсионеров, инвалидов, больных и т.п.), - до 10%;

При перевозке нестандартных крупногабаритных, тяжеловесных, опасных грузов, грузов в стекле и т.д., движение в колоннах и при сопровождении, и других подобных случаях с пониженными скоростями движения автомобилей до 20 – 30 км/час - до 15%, при пониженных скоростях до 10 км/час - до 35%; - пробеге первой тысячи километров автомобилями, вышедшими из капитального ремонта, и новыми, а также централизованном перегоне таких автомобилей своим ходом в одиночном состоянии - до 10%; перегоне в спаренном - до 15% или строенном состоянии - до 20%;

Для автомобилей, находящихся в эксплуатации более 5 лет, - до 5%, более 8 лет - до 10% - почасовой работе грузовых автомобилей или их постоянной работе в качестве технологического транспорта или в качестве грузовых таксомоторов - до 10%;

Работе киносъемочных и аналогичных специальных автомобилей, выполняющих транспортный процесс на пониженных скоростях, частых остановках, многократном движении задним ходом, - до 10%;

Учебной езде - до 20%.

Нормы расхода топлива при работе автотранспорта на территории г. Москвы могут понижаться при эксплуатации заказных и ведомственных автобусов, не работающих на постоянных маршрутах, - до 10%.

В том случае, когда автотранспорт эксплуатируется в пригородной зоне вне границы города, поправочные (городские) коэффициенты не применяются. При необходимости применения одновременно нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.

В соответствии с вышеуказанным документом, учитывая возможные изменения и многообразие условий эксплуатации автомобильной техники, изменения техногенного и природного характера, состояние дорог, особенности перевозок грузов и пассажиров и т.п., в случае производственной необходимости возможно уточнение или введение отдельных поправочных коэффициентов к нормам расхода топлива по распоряжению руководителей местных администраций регионов страны, министерств и ведомств - при соответствующем обосновании и по согласованию с Минтрансом России (ФГУП НИИАТ).

Кроме того, для новых моделей, марок и модификаций автомобильной техники, на которые Минтрансом России не утверждены базовые нормы расхода топлива (отсутствующие в Руководящем документе), руководители местных администраций регионов и предприятий вправе вводить в действие разрабатываемые ФГУП НИИАТ в установленном порядке временные нормы, действующие до их утверждения Минтрансом России при переутверждении или дополнении данного Руководящего документа. Однако, по мнению специалистов, если организация приобретает новые модели и модификации автомобильного транспорта, на которые Департамент автомобильного транспорта не установил базовых норм расхода топлива. В этом случае руководитель предприятия вправе ввести в действие приказом по предприятию временную норму сроком до двух лет. Для этого предприятию следует произвести контрольный замер нормы расхода топлива, результаты которого оформить актом, примерная форма которого приведена ниже, и на основании приказа руководителя предприятия ввести в действие временную норму.

Утверждаю
директор ОАО "Ромашка"
Фурсов К.А.
контрольного замера нормы расхода топлива
для автомобиля (марка)
Комиссия в составе: инженера по транспорту (Ф.И.О.), водителя (Ф.И.О.) и экономиста (Ф.И.О.), составила настоящий акт в том, что был произведен контрольный замер расхода топлива на автомобиль (марка) ____, городской номер ____, пробегом на расстоянии 100 км.
По маршруту:
__________________________________________________________________
Питание топлива производилось из мерного бачка N____________.
На начало контрольного замера в баке было __________________.
На конец контрольного замера в баке осталось _______________.
Показание счетчика спидометра в начале замера ______________.
Показание счетчика спидометра в конце замера _______________.
Расход топлива ____________________л.
В результате контрольного замера выявилось:
расход топлива на 100 км пробега составил ________________ л.
Подписи членов комиссии:

Таким образом, если организация утвердила нормы расхода на ГСМ, утвердив их приказом руководителя, то в целях налогообложения организация сможет учесть расходы на ГСМ только в пределах норм. Для того, чтобы учесть в составе расходов для целей 25 главы расходы на ГСМ свыше установленных норм, необходимо документально обосновать перерасход с указанием причины произведенного перерасхода топлива.

Хотим обратить внимание, несмотря на то, что в главе 25 Налогового кодекса не предусмотрено признание расходов на топливо в пределах норм, однако Приказом Министерства транспорта РФ от 24.06.2003г. №153 (зарегистрировано в Минюсте РФ 24.07.2003г.) утверждена инструкция по учету доходов и расходов по обычным видам деятельности на автомобильном транспорте. В соответствии с данной отраслевой инструкцией организация должна указать в учетной политике следующий порядок учета расходов на топливо:

В составе материальных расходов по обычным видам деятельности учитываются расходы на топливо для автотранспортных средств в пределах норм, утвержденных Минтрансом России (п.40 Приказа Министерства транспорта РФ от 24.06.2003г. №153);

В составе внереализационных расходов учитываются сверхнормативные расходы топлива, превышающие рассчитанные в соответствии с нормами утвержденными Минтрансом п.97 Приказа Министерства транспорта РФ от 24.06.2003г. №153).

2. Списание ГСМ на основании данных о фактически выработанном топливе.

При исчислении налогооблагаемой прибыли расходы по ГСМ учитываются в суммах фактически произведенных, документально подтвержденных расходов, то есть на основании данных путевых листов. При этом организация должна соблюдать условие экономической обоснованности произведенных расходов, т.е. организация должна подтвердить, что ГСМ были израсходованы для поездок автомобилей для производственных целей (ст.252 гл.25 НК РФ).

Кроме того, по разъяснениям специалистов налоговых органов, затраты налогоплательщика на приобретение горюче-смазочных материалов для обеспечения работы автомобиля в целях налогообложения прибыли могут быть отнесены к материальным расходам, связанным с производством и реализацией, в пределах фактически понесенных затрат, а также с учетом экономически обоснованности превышения Норм, утвержденных Минтрансом России (письмо УМНС РФ по г.Москве от 23.09.2002г. №26-12/44873).

Документальное подтверждение транспортных расходов

Как указывалось выше, в соответствии со ст.252 гл.25 НК РФ для того, чтобы затраты на ГСМ учитывались при определении налога на прибыль, необходимо документально подтвердить их оправдательными документами. В данном случае это путевой лист. Формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

Путевой лист выписывается только на один день (сутки) диспетчером или уполномоченным лицом. В исключительных случаях путевой лист выписывается на большой срок (когда работника отправляют в командировку или на спецзадание). В путевом листе обязательно проставляют порядковый номер, дату выдачи, печать организации, указывают пробег автомобильного средства, его марку и количество горючего, показания спидометра при выезде и возвращении в гараж.

Пробег автомобиля является одним из основных показателей, по которому определяется нормируемое количество топлива. Пробег определяется на основании показаний спидометра, которые в обязательном порядке отражаются в путевом листе. Поэтому материально ответственное лицо - диспетчер или механик КПП - должно ежедневно снимать показания спидометра при выезде автотранспорта из гаража и возвращении в гараж и заносить эти сведения в путевой лист. Кроме того, материально-ответственному лицу в целях учета этих данных целесообразно вести журнал снятия показаний спидометра. В этом журнале на каждую конкретную автомашину открывается отдельный раздел журнала, то есть отводится несколько страниц, что позволяет заносить записи в журнал в течение всего года. В конце года журнал закрывается, а сведения о показаниях спидометра на 31 декабря переносятся в новый журнал.

Если автомобиль перевозит груз, то к путевым листам должны быть приложены товарно-транспортные накладные, оформленные надлежащим образом. Сведения о пробеге автомобиля и о массе перевозимого груза, указанные в путевом листе и товарно-транспортной накладной, служат расчетной базой для определения нормируемого расхода топлива по конкретному автомобилю.

В настоящее время существуют следующие виды путевых листов, формы которых утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте":

Форма	Порядок заполнения формы
Форма №3 Путевой лист легкового автомобиля	Является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. Выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом. Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
форма №3 спец. Путевой лист специального автомобиля	Является основным первичным документом учета работы специального автомобиля и основанием для начисления заработной платы водителю. Форма рассчитана на выполнение задания у двух заказчиков и действительна только на один день (смену). Выписывается в одном экземпляре диспетчером или лицом, на это уполномоченным, и выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа. В путевом листе обязательно должны быть проставлены дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль. Раздел "Результаты работы автомобиля" заполняется лицами, отвечающими за эту работу. В раздел "Особые отметки" заносятся сведения об изменении задания, указанного в разделе "Задание водителю", сведения о сопровождающих лицах и т.п. Отрывные талоны путевого листа заполняются организацией, которой принадлежит спецавтомобиль, и служат основанием для предъявления счета заказчику.
Форма №4 Путевой лист легкового такси	Является первичным документом по учету работы легкового такси и основанием для начисления заработной платы водителю. Выписывается в одном экземпляре диспетчером организации и выдается водителю. Выдаваемый водителю путевой лист должен иметь порядковый номер, дату выдачи, штамп организации, которой принадлежит легковое такси. Ежедневно перед началом рабочего дня водитель получает путевой лист, а по окончании смены возвращает его в диспетчерскую.
форма №4-с	Путевые листы грузового автомобиля являются основным документом первичного учета, определяющим совместно с товарно - транспортной накладной при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов. Форма N 4-с (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам. Форма N 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя. Отрывные талоны путевого листа заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией - владельцем автотранспорта счета заказчику. К счету прилагают соответствующий отрывной талон. Путевой лист остается в организации - владельце автотранспорта, в нем повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика и служат основанием для учета работы автомобиля в течение рабочего дня. В случае, когда при повременной оплате за работу автомобиля будут перевозиться товарно - материальные ценности, в путевой лист вписываются номера товарно - транспортных документов и прилагается один экземпляр этих товарно - транспортных документов, по итогу которых указывается количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя. Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники организации - владельца автотранспорта и заказчики. Путевые листы по формам N 4-с и 4-п выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы. Выданный путевой лист должен обязательно иметь дату выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль. Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители организации, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа. Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки.
форма №4-п Путевой лист грузового автомобиля
Форма №6 Путевой лист автобуса	Является первичным документом по учету работы автобуса и основанием для начисления заработной платы водителю. Выдаваемый водителю путевой лист обязательно должен иметь порядковый номер, дату выдачи и штамп организации, которой принадлежит автобус. Все сведения об автобусе, расходе топлива и задания водителям записываются в путевом листе диспетчером и механиком. Форма применяется для учета работы автобуса на городских и пригородных маршрутах.
Форма №6 спец. Путевой лист автобуса необщего пользования	Путевой лист является основным первичным документом учета работы автобуса необщего пользования по перевозке пассажиров. Форма выписывается в одном экземпляре диспетчером и выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа. Путевой лист действителен только на один день или на одну смену. В документе обязательно должны быть проставлены дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автобус. Путевой лист оформляется только для выполнения заказа одной организации. Раздел "Результат работы автобуса" заполняется при обработке путевых листов лицами, отвечающими за эту работу.
Форма №8 Журнал учета движения путевых листов	Применяется организацией для контроля за движением путевых листов, выданных водителю, и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию.
Форма №1-Т Товарно-транспортная накладная	Предназначена для учета движения товарно - материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно - транспортная накладная состоит из двух разделов: 1. Товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно - материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей. 2. Транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями - владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями - владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов. Товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую ездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов. При централизованном вывозе грузов со станций железных дорог, портов, пристаней, аэропортов перевозка оформляется товарно - транспортными накладными, составляемыми совместно с работниками организаций - владельцев автотранспорта, станций железных дорог, пристаней, портов, аэропортов. В условиях, когда на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, товарно - транспортная накладная выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности. Товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах: первый - остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей; второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю; второй - сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза; третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации - владельцу автотранспорта. Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация - владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику - заказчику автотранспорта, а четвертый - прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю. По грузам нетоварного характера, по которым не ведется складской учет товарно-материальных ценностей, но организован учет путем замера, взвешивания, геодезического замера, товарно-транспортная накладная выписывается в трех экземплярах: первый и второй экземпляры передаются организации - владельцу автотранспорта. Первый экземпляр служит основанием для расчетов организации - владельца автотранспорта с грузоотправителем и прилагается к счету, а второй - прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы; третий экземпляр остается у грузоотправителя и служит основанием для учета выполненных объемов перевозок.